Google पत्रक एक सुविधाजनक उपकरण है जिसका उपयोग आप अपने कर्मचारियों, सहकर्मियों, छात्रों और मित्रों के साथ सहयोग करने के लिए कर सकते हैं। चूंकि कोई भी व्यक्ति जिसके पास Google शीट तक पहुंच है, आसानी से उसमें परिवर्तन कर सकता है, गलत प्रविष्टियां और अमान्य डेटा दर्ज किया जा सकता है।
उदाहरण के लिए, मान लें कि स्प्रैडशीट पर दिनांक कॉलम है। एक उपयोगकर्ता दिनांक या पाठ प्रारूप (अर्थात, 15/10/2019 या 15.10.2019) में एक प्रविष्टि कर सकता है। बाद वाला डेटा गणना और छँटाई को कठिन बना देगा।
अच्छी खबर यह है कि डेटा सत्यापन सुविधा के साथ, आप उपयोगकर्ताओं को कुछ भी दर्ज करने से रोकने के लिए सेल या शीट पर विशिष्ट श्रेणियों के भीतर कठोर नियंत्रण लागू कर सकते हैं जो आपके द्वारा निर्धारित मापदंडों को पूरा नहीं करता है।
इस गाइड में, हम चर्चा करेंगे कि सुविधा का उपयोग कैसे करें। आप पूरी शीट या उस पर चयनित क्षेत्रों को लॉक करने के लिए शीट प्रोटेक्शन का उपयोग करना भी सीखेंगे।
Google पत्रक में डेटा सत्यापन का उपयोग कैसे करें
Google पत्रक में किसी सेल या श्रेणी में डेटा सत्यापन जोड़ने का तरीका यहां दिया गया है:
- अपना ब्राउज़र लॉन्च करें।
- URL बार में //docs.google.com/spreadsheets/ दर्ज करें और अपने कीबोर्ड पर एंटर दबाएं।
- वह स्प्रेडशीट खोलें जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं।
- उस सेल या श्रेणी को हाइलाइट करें जिसे आप सत्यापित करना चाहते हैं।
- मेनू बार में डेटा पर क्लिक करें और फिर संदर्भ मेनू से डेटा सत्यापन पर क्लिक करें।
- खुलने वाली विंडो में, 'मानदंड' ड्रॉप-डाउन का विस्तार करें और उस डेटा के प्रकार का चयन करें जिसे उपयोगकर्ता आपके द्वारा चुने गए सेल में इनपुट कर सकते हैं (उदाहरण के लिए दिनांक, संख्या, टेक्स्ट, और इसी तरह)।
- अब, "अमान्य डेटा पर:" विकल्प में, आप चुन सकते हैं कि क्या आप चाहते हैं कि जब कोई उपयोगकर्ता अमान्य डेटा दर्ज करता है या केवल प्रविष्टि को अस्वीकार करने और एक त्रुटि संदेश प्रदर्शित करने के लिए चेतावनी प्रदर्शित हो।
यदि आप 'चेतावनी दिखाएं' का चयन करते हैं, तो उपयोगकर्ता को सेल के लिए निर्धारित निर्देशों के बारे में सूचित किया जाएगा लेकिन प्रविष्टि को अस्वीकार नहीं किया जाएगा। बल्कि इसे लाल रंग के इंडिकेटर से मार्क किया जाएगा।
लेकिन यदि आप 'इनपुट अस्वीकार' का चयन करते हैं, तो प्रविष्टि की अनुमति नहीं दी जाएगी और उपयोगकर्ता को एक त्रुटि मिलेगी जो कहती है, "आपके द्वारा दर्ज किया गया डेटा इस सेल में निर्धारित डेटा सत्यापन नियमों का उल्लंघन करता है।"
- यदि आप 'इनपुट अस्वीकार करें' चुनते हैं, तो आप 'उपस्थिति' विकल्प में "सत्यापन सहायता टेक्स्ट दिखाएं:" कहने वाले चेकबॉक्स को चिह्नित कर सकते हैं। फिर एक उपयोगी संदेश टाइप करें जो उपयोगकर्ता को दिखाएगा कि डेटा के वैध होने के लिए क्या आवश्यक है।
ये लो। अब आप जानते हैं कि वर्कशीट में डेटा प्रविष्टि को कैसे प्रतिबंधित किया जाए।
Google शीट्स में कॉलम कैसे लॉक करें
आप कक्षों, श्रेणियों या संपूर्ण स्प्रेडशीट को लॉक कर सकते हैं ताकि उन्हें बिना अनुमति के संपादित नहीं किया जा सके।
ऐसा करने के लिए इन आसान चरणों का पालन करें:
- अपना ब्राउज़र लॉन्च करें।
- URL बार में //docs.google.com/spreadsheets/ दर्ज करें और अपने कीबोर्ड पर एंटर दबाएं।
- वह स्प्रेडशीट खोलें जिसे आप सुरक्षित करना चाहते हैं।
- उस सेल, कॉलम या पंक्ति को हाइलाइट करें जिसे आप लॉक करना चाहते हैं। आप चाहें तो पूरी वर्कशीट को हाईलाइट भी कर सकते हैं।
- चयनित सेल में से किसी एक पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से 'प्रोटेक्ट रेंज...' चुनें।
- दिखाई देने वाले संवाद में, आपके द्वारा चयनित सेल या श्रेणी के लिए विवरण दर्ज करें और फिर "अनुमतियां सेट करें" कहने वाले बटन पर क्लिक करें।
- अब, आप 'इस श्रेणी को संपादित करते समय एक चेतावनी दिखाना' या 'इस श्रेणी को संपादित करने वाले को प्रतिबंधित करना' चुन सकते हैं। यदि आप बाद वाले का चयन करते हैं, तो ड्रॉप-डाउन मेनू का विस्तार करें और फिर चुनें कि क्या आप केवल आपको या अन्य उपयोगकर्ताओं को भी चाहते हैं चयनित क्षेत्रों को संपादित करने में सक्षम होने के लिए।
हमें उम्मीद है कि यह मार्गदर्शिका आपके लिए उपयोगी रही है।
उपयोगकर्ताओं से डेटा एकत्र करते समय और जब आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपकी स्प्रैडशीट में निहित प्रविष्टियाँ गलतियों से मुक्त हैं, तो शीट सुरक्षा सहायक होती है।
दूसरी ओर, डेटा सत्यापन, यह सुनिश्चित करता है कि उपयोगकर्ता विकृत डेटा सबमिट न करें। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आपको फ़ार्मुलों को सेट करने या स्वचालन कार्य करने की आवश्यकता होती है जो गलत डेटा प्रारूपों का उपयोग किए जाने पर ठीक से काम नहीं करते हैं।
उस नोट पर, अब हम आपको इस टिप के साथ छोड़ देंगे: अपने पीसी को हमेशा दुर्भावनापूर्ण वस्तुओं से सुरक्षित रखें जो सिस्टम क्रैश और डेटा हानि का कारण बन सकते हैं। आज ही एक पूर्ण सिस्टम स्कैन चलाने के लिए Auslogics Anti-Malware का उपयोग करें। अपने आप को मन की शांति दें जिसके आप हकदार हैं।
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