आउटलुक माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर उपयोगकर्ताओं के लिए प्राथमिक ईमेलिंग इंटरफेस है। यह जल्दी और आसानी से ईमेल लाने और भेजने के लिए सर्वर के साथ समन्वयित है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका ईमेल क्लाइंट आउटलुक डॉट कॉम, हॉटमेल या जीमेल जैसी कोई तीसरी पार्टी है, आप आसानी से अपना खाता सेट कर सकते हैं और उन सभी काम ईमेल भेजना शुरू कर सकते हैं।
चूंकि वे आपके ईमेल हैं, आप निश्चित रूप से उन्हें किसी भी समय खोलने की क्षमता चाहते हैं। आप किसी भी ईमेल को प्रदर्शित करने वाले आउटलुक पर निर्भर हो सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है, भले ही आपने इसे लिखे हुए कितने महीने बीत चुके हों। या आप कर सकते हैं? जैसा कि यह पता चला है, चीजें इतनी सरल नहीं हैं। आउटलुक डिफ़ॉल्ट रूप से सब कुछ प्रदर्शित नहीं करता है: आपके अधिकांश ईमेल माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर पर रहते हैं, जबकि आउटलुक में आपके लिए केवल एक हिस्सा उपलब्ध कराया जाता है।
यदि आप Outlook 2019, 2016, 2013, या Office 365 के लिए Outlook का उपयोग कर रहे हैं, तो आप इनबॉक्स सेटिंग को बदले बिना अपने पुराने ईमेल तक त्वरित पहुँच प्राप्त नहीं कर सकते। यद्यपि आपका ईमेल सर्वर पर हमेशा के लिए रखा जाता है, यदि आप चाहें, तो आप स्थानीय प्रतिलिपि रखने की सुविधा की अपेक्षा कर सकते हैं। हालाँकि, जिस तरह से आउटलुक सेट किया गया है, यह आपके ईमेल के 12 महीने तक आपकी स्थानीय डिस्क पर डाउनलोड करता है। यदि आपको इस तिथि से पुराने ईमेल पढ़ने की आवश्यकता है, तो आपको आउटलुक को सर्वर से डाउनलोड करने के लिए बाध्य करने के लिए उचित कार्रवाई करनी होगी।
आउटलुक में ईमेल डाउनलोड सीमा क्यों है?
आपको आश्चर्य हो सकता है कि स्थिति ऐसी क्यों है। ऐसा इसलिए है क्योंकि Microsoft Office आपके सिस्टम पर स्थापित होने पर कुछ बुद्धिमान सेटिंग्स बनाता है। यह आपके सभी हार्डवेयर की जांच करता है और प्रोग्राम को सिस्टम पर बेहतर ढंग से चलाने की अनुमति देने के लिए आवश्यक समायोजन करता है। आउटलुक और एंटरप्राइज ईमेल के संबंध में, यह आपके हार्डवेयर पर जो जांच करता है उसका उपयोग डाउनलोड पैरामीटर सेट करने के लिए किया जाता है।
स्पष्ट रूप से, यह मदद करने की कोशिश कर रहा है, लेकिन कार्यक्रम हस्तक्षेप कर सकता है। कितनी जगह बची है, यह सत्यापित करने के लिए आपकी हार्ड डिस्क की जाँच करने के बाद, यह स्वचालित रूप से उस समय सीमा को समायोजित करता है जो यह निर्धारित करती है कि आपके कितने ईमेल स्थानीय रूप से रखे गए हैं। जितना अधिक डिस्क स्थान उपलब्ध होता है, उतने ही अधिक महीनों के ईमेल डाउनलोड होते हैं। गणना निम्न सूत्र के अनुसार की जाती है:
- यदि फ्री डिस्क स्थान 64 गीगाबाइट तक है, तो 12 महीने तक के ईमेल स्वचालित रूप से आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड हो जाते हैं।
- यदि मुक्त डिस्क स्थान 32 गीगाबाइट और 64 गीगाबाइट (दोनों में से कोई भी संख्या शामिल नहीं) के बीच कहीं है, तो तीन महीने के ईमेल स्वचालित रूप से आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड हो जाते हैं।
- यदि डिस्क पर खाली स्थान की मात्रा 32 गीगाबाइट से कम है, तो आपके कंप्यूटर के स्थानीय संग्रहण पर केवल एक महीने के मूल्य के ईमेल रखे जाते हैं।
आपको आश्चर्य हो सकता है कि उपद्रव क्या है और सेटिंग को "सभी ईमेल डाउनलोड करें" या कुछ इसी तरह के लिए सेट क्यों नहीं किया जा सकता है। दरअसल, आम धारणा के विपरीत, ईमेल बहुत अधिक संग्रहण ले सकते हैं। जो लोग व्यस्त ईमेल से भरी जिंदगी जीते हैं, वे अक्सर पाते हैं कि भेजे गए और प्राप्त ईमेल दोनों ने बड़ी मात्रा में जगह ले ली है। यदि आप अपने डिस्क उपयोग की निगरानी नहीं करते हैं, तो आप यह पता लगाने के लिए जाग सकते हैं कि आपका सारा स्थान आपके व्यावसायिक पत्राचार द्वारा निगल लिया गया है।
माइक्रोसॉफ्ट भी यह जानता है। यही कारण है कि कार्यालय को स्वचालित रूप से भंडारण मापदंडों को समायोजित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जैसे कि आउटलुक के लिए डिफ़ॉल्ट स्थानीय ईमेल भंडारण सीमा। आमतौर पर, यह ठीक है; संभावना है कि आपको पिछले वर्षों के ईमेल की अधिक आवश्यकता नहीं है। इसके अलावा, सेटिंग के बावजूद, आपको अभी भी अपने कार्यों, कैलेंडर नियुक्तियों और संपर्कों तक स्थानीय पहुंच प्राप्त होती है।
ध्यान रखें कि इस सेटिंग की प्रभावशीलता आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले ईमेल क्लाइंट के प्रकार पर निर्भर करती है। यदि आप Microsoft के घरेलू ईमेल सेवा प्रदाताओं जैसे Hotmail, Outlook या 0365 का उपयोग करते हैं, तो यह सेटिंग प्रभावित करती है कि स्थानीय रूप से कितने ईमेल उपलब्ध हैं। यही सिद्धांत आसपास की अधिकांश लोकप्रिय व्यावसायिक ईमेल सेवाओं पर लागू होता है। हालाँकि, यदि आप जीमेल, यांडेक्स या याहू जैसे सार्वजनिक प्रदाता का उपयोग करते हैं, तो आपको यह चिंता नहीं होगी क्योंकि सेटिंग का कोई प्रभाव नहीं पड़ेगा। Microsoft Exchange सर्वर पर आपके सभी ईमेल की एक स्थानीय प्रति आपके कंप्यूटर के आंतरिक संग्रहण में संग्रहीत होगी।
आउटलुक कैसे बनाएं सर्वर से सभी ईमेल डाउनलोड करें
यहां सर्वर स्वाभाविक रूप से माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर को संदर्भित करता है। जबकि कुछ व्यवसाय परिसर में एक एक्सचेंज सर्वर को होस्ट करने के लिए लाइसेंस खरीदते हैं, अन्य एक तृतीय-पक्ष एक्सचेंज-ए-ए-सर्विस सर्वर प्रदाता की ओर रुख करते हैं। Microsoft द्वारा ही होस्ट की जाने वाली सेवा के क्लाउड संस्करण एक्सचेंज ऑनलाइन की लोकप्रियता भी बढ़ रही है।
उपयोग किए गए एक्सचेंज के तरीके के बावजूद, इसका मुख्य कार्य वही रहता है: एक संदेश हस्तांतरण एजेंट जो कंप्यूटरों के बीच ईमेल भेजता है। संदेशों को ईमेल क्लाइंट के माध्यम से दोनों सिरों पर पढ़ा जाता है, इस मामले में, आउटलुक।
संक्षेप में, एक्सचेंज का उपयोग करके, आपके द्वारा भेजे और प्राप्त किए गए सभी ईमेल हमेशा के लिए एक्सचेंज सर्वर पर संग्रहीत होते हैं। बेशक, आपके ईमेल का शाश्वत प्रतिधारण व्यक्तिगत खातों के लिए क्लाउड स्टोरेज सीमा और खाते के निरंतर उपयोग जैसी चीजों के अधीन है। मुद्दा यह है कि सामान्य परिस्थितियों में, आप अभी भी अपने ईमेल देख सकते हैं, जिसमें वास्तव में पुराने ईमेल भी शामिल हैं, भले ही वे आपके कंप्यूटर पर संग्रहीत न हों।
तो, आप क्या कर सकते हैं सर्वर से आउटलुक में सभी ईमेल डाउनलोड करें? यदि आप अपने सभी ईमेल आउटलुक में देखना चाहते हैं, तो दो तरीके हैं।
विधि 1: आउटलुक में "अधिक" लिंक का उपयोग करें
कार्यालय के लिए आउटलुक एक फ़ोल्डर में प्रदर्शित ईमेल की संख्या को बढ़ाने का एक आसान तरीका प्रदान करता है। यह मानते हुए कि आपने लंबे समय तक खाता बनाए रखा है या एक लंबा ईमेल इतिहास है, ऐप आमतौर पर केवल सबसे हाल के ईमेल प्रदर्शित करेगा। पर तुम कर सकते हो Outlook को सभी IMAP ईमेल डाउनलोड करने के लिए बाध्य करें — या उन्हें प्रदर्शित करें, कम से कम।
जब आप इनबॉक्स या आउटलुक में भेजे गए फ़ोल्डर में होते हैं और नीचे स्क्रॉल करते हैं, तो आप जल्द ही प्रदर्शित ईमेल के अंत तक पहुंच जाते हैं। वहीं, आपको एक संदेश दिखाई देगा जो आपको सूचित करेगा कि आप अधिक संदेश देखने के लिए लिंक पर क्लिक कर सकते हैं:
सर्वर पर इस फ़ोल्डर में और आइटम हैं
माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज पर और ईमेल देखने के लिए यहां क्लिक करें
एक बार जब आप "माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज पर अधिक ईमेल देखने के लिए यहां क्लिक करें" लिंक पर क्लिक करते हैं, तो आउटलुक उस फ़ोल्डर के बाकी ईमेल आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड कर देगा। यह तभी काम करता है जब आपके पास इंटरनेट कनेक्शन हो। साथ ही, केवल किसी विशेष फ़ोल्डर के ईमेल डाउनलोड किए जाते हैं। इस प्रकार, यदि आप भेजे गए फ़ोल्डर में हैं, तो आपको केवल वे सभी ईमेल मिलते हैं जो आपने कभी भेजे हैं।
यदि आप मेलबॉक्स खोज करते हैं तो यह सिद्धांत सत्य है। जब आप अपनी खोज क्वेरी टाइप करते हैं और परिणाम प्रदर्शित होते हैं, यदि खोज शब्द से मेल खाने वाले बहुत सारे ईमेल हैं, तो आप परिणाम पृष्ठ के नीचे निम्नलिखित देख सकते हैं:
हाल के परिणाम दिखाए जा रहे हैं…
अधिक
अधिक लिंक पर क्लिक करने से आपकी खोज क्वेरी से मेल खाने वाले शेष ईमेल डाउनलोड हो जाते हैं।
यदि आप अपने सभी ईमेल एक निश्चित फ़ोल्डर में एक नज़र में देखना चाहते हैं, तो आप आउटलुक के लिए वेब ऐप के माध्यम से अपने खाते में लॉग इन कर सकते हैं। यह आपको आपके खाते के लिए Microsoft Exchange सर्वर इंटरफ़ेस पर ले जाता है, और आप वहां संग्रहीत सब कुछ देख सकते हैं।
विधि 2: आउटलुक में "ऑफ़लाइन रखने के लिए मेल" सेटिंग बदलें
यह वह सेटिंग है जो निर्धारित करती है कि आउटलुक आपके कंप्यूटर पर कितने महीने के ईमेल रखता है। याद रखें कि यह केवल Microsoft ईमेल क्लाइंट या किसी मान्यता प्राप्त व्यावसायिक ईमेल सेवा प्रदाता का उपयोग करते समय ही काम करता है। आप रखे गए मेल की संख्या बढ़ा सकते हैं या इसे कम भी कर सकते हैं। आप आउटलुक को अपने प्रत्येक ईमेल को स्थानीय रूप से सहेजने के लिए भी कह सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट के अनुसार:
आउटलुक 2019, आउटलुक 2016, आउटलुक 2013 और ऑफिस 365 के लिए आउटलुक 1, 3, 6, 12, या 24 महीने, या सभी के विकल्प प्रदान करते हैं। आउटलुक 2019, आउटलुक 2016, और ऑफिस 365 के लिए आउटलुक 3 दिन, 1 सप्ताह और 2 सप्ताह के अतिरिक्त विकल्प प्रदान करते हैं।
आगे की हलचल के बिना, यहाँ आपको क्या करना है:
- आउटलुक एप्लिकेशन लॉन्च करें।
- फ़ाइल टैब पर जाएं।
- खाता सेटिंग्स ड्रॉप-डाउन विकल्प चुनें।
- जब विकल्प का विस्तार किया जाता है, तो खाता सेटिंग्स का चयन करें।
- खाता सेटिंग्स विंडो में, ईमेल टैब चुनें।
- यदि आपके पास आउटलुक में कई खाते हैं, तो वे यहां प्रदर्शित होंगे। जिसकी सेटिंग्स आप एडजस्ट करना चाहते हैं उसे चुनें और फिर चेंज बटन पर क्लिक करें।
- खाता बदलें संवाद प्रदर्शित होता है। सुनिश्चित करें कि कैश्ड एक्सचेंज मोड का उपयोग करें चेकबॉक्स चेक किया गया है।
- "ऑफ़लाइन रखने के लिए मेल" स्लाइडर को वर्षों, महीनों, दिनों या सप्ताहों की वांछित संख्या में ले जाएं। (यदि स्लाइडर धूसर हो गया है, तो हो सकता है कि आपके व्यवस्थापक ने आपको सेटिंग बदलने से ब्लॉक कर दिया हो।)
- अगला बटन क्लिक करें।
- एक पॉप-अप प्रकट होता है जो आपसे कॉन्फ़िगरेशन परिवर्तन की पुष्टि करने के लिए कहता है। ओके पर क्लिक करें।
- समाप्त क्लिक करें और आउटलुक को पुनरारंभ करें।
आपको जल्द ही एक संदेश दिखाई देगा जो आपको सूचित करेगा कि आउटलुक के निचले भाग में "आपके फ़ोल्डर्स अप टू डेट हैं"। यह केवल तब प्रकट होता है जब आउटलुक ने माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर से आपके सभी संदेशों को डाउनलोड करना समाप्त कर दिया हो।
पर्याप्त संग्रहण होने पर ही सभी विकल्प चुनें। आपकी सेटिंग्स को आपकी डिस्क पर जगह की मात्रा से मेल खाना चाहिए। यदि आप सीमित स्थान वाली डिस्क पर सभी ईमेल डाउनलोड करने का विकल्प चुनते हैं, तो समस्याएं अपरिहार्य हैं। हम अनुशंसा करते हैं कि अधिक स्थान खाली करने के लिए आप पहले अपने संग्रहण से सभी अवांछित वस्तुओं को हटा दें।
स्वाभाविक रूप से, आपके लिए यह तय करना कठिन हो सकता है कि आपके संग्रहण से क्या निकालना है, इसलिए हम आपकी सहायता के लिए यहां हैं। क्या आप जानते हैं कि आपके सिस्टम पर स्पष्ट फाइलों के अलावा, ऐसी जंक फाइलें भी हैं जो आपके भंडारण उपयोग को बढ़ाने के अलावा किसी उद्देश्य की पूर्ति नहीं करती हैं? बेशक, आप उनसे छुटकारा पाना चाहेंगे, लेकिन यह पता लगाना कि वे कहाँ हैं, एक समस्या हो सकती है।
इस पहेली को हल करने के लिए, हम अनुशंसा करते हैं कि आप Auslogics BoostSpeed डाउनलोड करें। इस सॉफ़्टवेयर को सभी प्रकार के पीसी जंक को साफ़ करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जैसे कि अनावश्यक सिस्टम और उपयोगकर्ता अस्थायी फ़ाइलें, वेब ब्राउज़र कैश, अप्रयुक्त त्रुटि लॉग, बचे हुए विंडोज अपडेट फ़ाइलें, अनावश्यक माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस कैश, और बहुत कुछ। एक स्कैन के बाद, आप देखेंगे कि डिस्क स्थान के अतिरिक्त गीगाबाइट को पुनः प्राप्त किया गया है। एक बोनस के रूप में, बूस्टस्पीड सिस्टम की मंदी के सभी कारणों को ढूंढता है और हटाता है, यह सुनिश्चित करता है कि आपका पीसी पहले से बेहतर और अधिक स्थिर प्रदर्शन करता है।
