यदि आप किसी कार्यालय में काम करते हैं तो Microsoft आउटलुक में ईमेल को वापस बुलाने का तरीका जानना महत्वपूर्ण है। आप कभी भी शर्मनाक गलतियों से भरा ईमेल नहीं भेजना चाहते, खासकर अपने वरिष्ठों को। यह आपको अक्षम बना सकता है, और यहां तक कि आपके प्रबंधक से यह सवाल भी कर सकता है कि उसने आपको काम पर क्यों रखा है।
यहां तक कि वरिष्ठ कभी भी गलत संदेश पर "भेजें" या "सभी को उत्तर दें" दबाकर अपनी प्रतिष्ठा को बर्बाद नहीं करना चाहेंगे। उपहास और शर्म को सहना एक ऐसी चीज है जिससे कोई कभी नहीं गुजरना चाहता।
सौभाग्य से, कई ईमेल क्लाइंट/ईमेल सेवाएं ईमेल को वापस बुलाने की कार्यक्षमता प्रदान करती हैं। हां, ईमेल भेजने के बाद भी।
विंडोज़ के लिए एमएस आउटलुक इस मूल्यवान विशेषता वाला एक ऐसा ईमेल क्लाइंट है। यहां बताया गया है कि आप अपने चेहरे और नौकरी दोनों को बचाने के लिए इस सुविधा का उपयोग कैसे कर सकते हैं।
आउटलुक में ईमेल याद करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका
आउटलुक में ईमेल को रिकॉल करना बहुत सीधा है।
इन चरणों का पालन करें, और आप देखेंगे आउटलुक में ईमेल कैसे याद करें:
- भेजे गए आइटम फ़ोल्डर को खोलकर उस संदेश की तलाश करें जिसे आप याद करना चाहते हैं। हाल ही में भेजा गया ईमेल होने के कारण यह सूची में सबसे ऊपर है।
- ईमेल पर डबल-क्लिक करें, और यह खुल जाएगा।
- सुनिश्चित करें कि आप संदेश टैब में हैं (अपनी विंडो के शीर्ष की जाँच करें)।
- अब 'एक्शन्स' लेबल वाले ड्रॉप-डाउन मेन्यू का पता लगाएं। यह आपको अपने टास्कबार पर ईमेल विकल्पों, 'नियम' और 'मूव' के बगल में मिलेगा।
- अब मैसेज को रिकॉल करने के लिए Actions पर क्लिक करें। इसके बाद रिकॉल दिस मैसेज पर क्लिक करें।
ध्यान दें कि ये विकल्प केवल तभी उपलब्ध होते हैं जब आपके पास एक्सचेंज खाता हो। कुछ संगठनों में, विकल्प वास्तव में आपके व्यवस्थापकों द्वारा अवरोधित किए जा सकते हैं।
ऑपरेशन को पूरा करने के लिए, इन चरणों का पालन करके आगे बढ़ें:
- आपको एक रिकॉल विंडो मिलेगी।
- यहां, आपको दो विकल्प मिलेंगे: अपने ईमेल की अपठित प्रतियों को हटाना या इसे अधिक उपयुक्त संदेश से बदलना।
- कार्यक्षमता एक विकल्प प्रदान करती है जो व्यक्तिगत प्राप्तकर्ताओं के लिए ईमेल के सफल या असफल स्मरण पर रिपोर्ट करती है। ठीक क्लिक करने से पहले अपनी प्राथमिकताएं चुनें।
यदि आपका चयन संदेश को हटाना था, तो प्रक्रिया पूरी हो गई है, और आपने संभावित रूप से शर्मनाक स्थिति से खुद को सफलतापूर्वक बचा लिया है।
यदि आपका चयन संदेश को प्रतिस्थापित करना था, तो निम्न चरणों के साथ आगे बढ़ें:
- प्रतिस्थापन संदेश विकल्प का चयन करने के बाद, आपको अपना नया संदेश लिखने के लिए एक नई स्क्रीन मिलेगी।
- जब आप तैयार हों, तो 'भेजें' चुनें और वापस बुलाने की प्रक्रिया शुरू हो जाएगी।
ध्यान रखें कि केवल रिकॉल संदेश भेजने से आपका पुराना ईमेल गायब नहीं हो जाता है।
तो, पुराने संदेश को गायब करने के लिए क्या किया जाना चाहिए? ठीक है, प्राप्तकर्ताओं को उस ईमेल को खोलने से पहले आपका रिकॉल संदेश खोलना चाहिए जिसे आप नहीं देखना चाहते हैं। तभी गलत ईमेल गायब हो जाएगा। ऐसा तब होता है जब आप एक प्रतिस्थापन संदेश भेजकर ईमेल याद करते हैं।
प्राप्तकर्ताओं को अपना रिकॉल संदेश पहले खोलने के लिए एक छोटी सी चाल आपके रिकॉल संदेश का शीर्षक है "तत्काल।" इससे प्राप्तकर्ताओं को इसे जल्द से जल्द खोलने के लिए प्रेरित करना चाहिए।
ईमेल रिकॉल हमेशा काम क्यों नहीं करता?
दुर्भाग्य से, ईमेल रिकॉल प्रक्रिया ठीक से काम नहीं कर सकती है।
वर्तमान में हमारे पास मौजूद सुपर-फास्ट इंटरनेट गति को ध्यान में रखते हुए, त्रुटि में भेजा गया एक ईमेल सेकंड के भीतर किसी के इनबॉक्स में आ जाएगा। यदि प्राप्तकर्ता अपने डेस्क पर ईमेल क्लाइंट के साथ बैठा है, तो वह आपके द्वारा याद किए जाने की तुलना में इसे तेजी से देखेगा और खोलेगा।
और यही एकमात्र समस्या नहीं है
कई अन्य कारक चीजों को जटिल कर सकते हैं, जिनमें शामिल हैं:
- किसी भी खोले गए ईमेल को वापस नहीं बुलाया जा सकता है। हालाँकि, प्राप्तकर्ता को आपका रिकॉल ईमेल प्राप्त होगा, जिससे उसे पता चलेगा कि आपने गलत ईमेल भेजने का इरादा नहीं किया था।
- प्राप्तकर्ता के पास विशिष्ट फ़िल्टर हो सकते हैं जो इनबॉक्स फ़ोल्डर के अलावा अन्य फ़ोल्डरों में ईमेल प्राप्त करते हैं। यह याद करना असंभव बना देता है क्योंकि यह केवल तभी काम करता है जब ईमेल प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में हो।
- सार्वजनिक फ़ोल्डर में भेजे गए ईमेल में सभी के द्वारा देखे जाने का अधिक जोखिम होता है और वापस बुलाए जाने की संभावना कम होती है। इसे याद करना असंभव होने के लिए सभी को ईमेल देखने की आवश्यकता नहीं है। केवल एक प्राप्तकर्ता इसे पढ़ने के रूप में टैग कर रहा है, जिससे इसे याद करना असंभव हो जाएगा।
- यह आउटलुक रिकॉल फीचर जीमेल जैसे अन्य ईमेल क्लाइंट को भेजे गए ईमेल पर काम नहीं करेगा। यह केवल आउटलुक के भीतर भेजे गए ईमेल के लिए काम करता है। इसलिए, आप संभवतः सुरक्षित रहने के लिए आउटलुक के भीतर संचार को प्रतिबंधित करना चाहेंगे।
- आउटलुक के विभिन्न संस्करणों के साथ काम करते समय कार्यक्षमता समस्याग्रस्त होगी। यदि आप Exchange ActiveSync सेटिंग के साथ मोबाइल डिवाइस पर Outlook का उपयोग कर रहे हैं तो यह स्थिति है। और अगर आपका मोबाइल फोन ऑफलाइन है तो यह और भी बुरा होता है।
- यदि आपके पीसी में प्रदर्शन की समस्या है, तो यह सुस्त होगा। आपका कंप्यूटर कुछ समय के लिए अनुत्तरदायी हो सकता है, जिससे ईमेल को जल्दी से याद करना मुश्किल हो जाता है। इसलिए, आपको Auslogics BoostSpeed जैसे उपयोगी टूल का उपयोग करके अपने पीसी को चरम प्रदर्शन के लिए ट्यून करना चाहिए।
इन चुनौतियों को ध्यान में रखते हुए, मूल्यवान विशेषता आखिरकार इतनी फायदेमंद नहीं लगती।
क्या होगा अगर ईमेल रिकॉल काम नहीं करता है? क्या कुछ और है जो मदद करेगा?
आपके पास निश्चित रूप से एक और विकल्प बचा है: ईमानदारी से माफी मांगें। दूसरी तरफ के लोग आपकी दुर्दशा को समझने और अपराध न करने की अधिक संभावना रखते हैं।
बेहतर अभी भी, आप भविष्य में इस तरह के परिदृश्य से बचने के लिए एहतियाती उपाय कर सकते हैं।
सबसे अच्छा एहतियात यह है कि हमारे ईमेल भेजने से पहले उनकी दोबारा जांच कर लें। अत्यावश्यक संदेश भेजने में कभी भी जल्दबाजी न करें। उन्हें दो या तीन बार पढ़ें।
और अगर आपको लगता है कि आपको और भी अधिक पूर्ण-प्रूफ एहतियाती उपाय की आवश्यकता है, तो आप अपने ईमेल भेजते समय देरी करने के लिए सेट कर सकते हैं। इन सेटिंग्स को लागू करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- फाइल पर जाएं।
- नियम और अलर्ट प्रबंधित करें चुनें।
- नया नियम चुनें।
- शर्तों को छोड़ें और ब्लैंक रूल से शुरू करें। यह सुनिश्चित करता है कि आप सभी ईमेल को कवर करें।
- अब, कई मिनटों तक डिफर डिलीवरी चुनें।
यदि आपके ईमेल में कुछ मिनट की देरी होती है, तो आपके पास उन्हें भेजने पर पुनर्विचार करने के लिए पर्याप्त समय होगा। और यह आपके द्वारा भेजे गए लोगों को वापस बुलाने के लिए आपको पर्याप्त समय देगा।
अब आप जानते हैं कि अपने ईमेल को कैसे याद किया जाए और भविष्य में स्थिति से बचने के लिए क्या किया जाए।
