Microsoft प्लानर Office365 अनुप्रयोगों के सुइट से संबंधित है। यह एक नियोजन अनुप्रयोग है जिसका उपयोग टीम और व्यक्ति अन्य उपयोगों के साथ योजनाएँ बनाने, कार्य सौंपने, संवाद करने और सहयोग करने और दस्तावेज़ साझा करने के लिए कर सकते हैं। कार्य टीम की आवश्यकताओं के अनुरूप विशिष्ट तरीके से बनाए और कॉन्फ़िगर किए जा सकते हैं। प्रक्रिया काफी सीधी है, फिर भी कई लोगों को इससे समस्या होती है।
दरअसल, प्लानर में कार्य प्रगति को अपडेट करना उतना ही आसान हो सकता है जितना कि प्रत्येक व्यक्ति को विशिष्ट अंतराल पर सौंपे गए कार्यों की प्रगति की निगरानी करना। हालाँकि, शैतान विवरण में है, और कुछ लोग इसे समझ नहीं पाते हैं। यदि आप इस नाव में हैं, तो यह मार्गदर्शिका आपके लिए है। इस गाइड के अंत तक, आपने माइक्रोसॉफ्ट प्लानर में कार्य प्रगति को प्रबंधित करना सीख लिया होगा।
माइक्रोसॉफ्ट प्लानर कैसे सेट करें
Microsoft प्लानर Office 365 सुइट में वर्चुअल कार्य प्रबंधन उपकरण है। यह टीमों को सहयोग करने और योजना बनाने और कार्यों की निगरानी करने का एक आसान तरीका प्रदान करता है। उपयोगकर्ता अधिक सहज परियोजना समन्वय के लिए कार्य की स्थिति को अपडेट कर सकते हैं और कार्य की जानकारी साझा कर सकते हैं।
प्लानर में, आप प्रत्येक कार्य के लिए एक समयरेखा के साथ एक बड़ी परियोजना को छोटे कार्यों में तोड़ सकते हैं, जो सामूहिक रूप से एक विशिष्ट योजना की अवधि बनाते हैं। जैसे-जैसे कार्यों पर काम होता है, आप उनकी स्थिति को "शुरू नहीं" से "प्रगति में" और अंत में "पूर्ण" में बदल सकते हैं। यदि आवश्यक हो तो आप अतिरिक्त कार्य भी बना सकते हैं।
प्लानर में बहुत सारे टेम्प्लेट शामिल हैं जो आपको कार्यों और परियोजनाओं में जल्दी से कूदने की अनुमति देते हैं, जिससे बहुत समय की बचत होती है। आपको बस यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि टेम्प्लेट आपकी टीम के कार्यों के अनुरूप हैं और यदि आवश्यक हो तो उन्हें परिष्कृत करें, और आप काम पर जा सकते हैं।
आरंभ करने के लिए, आपको अपने Office 365 खाते में साइन इन करना होगा। Office 365 में प्लानर पृष्ठ पर जाएँ और अपना उपयोगकर्ता विवरण दर्ज करें। लॉग इन करने के बाद, Microsoft प्लानर इंटरफ़ेस लोड करने के लिए होम टैब में प्लानर पर क्लिक करें।
यहां, आपके पास आगे बढ़ने के तीन तरीके हैं। यदि आपने पहले ही योजनाएँ बना ली हैं, तो "पसंदीदा योजनाएँ" पर क्लिक करके सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली योजनाओं का चयन करें। यदि आप अपनी सभी योजनाएँ देखना चाहते हैं, तो “सभी योजनाएँ” पर क्लिक करें। हालाँकि, यदि आप शुरू से एक नई योजना बनाना चाहते हैं, तो नई योजनाएँ विकल्प पर क्लिक करें।
नई योजना बनाएं विंडो में, दिए गए फ़ील्ड में एक योजना का नाम टाइप करें। ऐसे नाम का उपयोग करना बेहतर है जो योजना के उद्देश्य का संक्षिप्त रूप से प्रतिनिधित्व करता हो। "इस योजना को कौन देख सकता है?" में समूह, इसे अपनी टीम में सभी के लिए उपलब्ध कराने के लिए "मेरा संगठन" चुनें और अनुमति प्राप्त लोगों को देखने को प्रतिबंधित करने के लिए "केवल वे लोग जिन्हें मैं जोड़ता हूं" चुनें। योजना विवरण जोड़ना न भूलें और चुनें कि नए सदस्यों को स्वचालित रूप से अधिसूचना ईमेल में जोड़ा जाना चाहिए या नहीं।
जब आप सभी कॉन्फ़िगरेशन के साथ काम कर लेते हैं, तो आप अंत में क्रिएट प्लान बटन पर क्लिक कर सकते हैं। योजना बनाने के बाद, आप आगे बढ़ सकते हैं और कार्य जोड़ सकते हैं।
शुरू करने के लिए, Microsoft प्लानर खोलें, अपनी योजना चुनें और + या कार्य जोड़ें बटन पर क्लिक करें। यहां, आपको अपने कार्य को एक नाम देना चाहिए। "कार्य का नाम दर्ज करें" फ़ील्ड में, कार्य का नाम टाइप करें। इसके बाद, एक नियत तारीख चुनें। अंत में, किसी टीम या व्यक्तिगत सहयोगी को कार्य सौंपें।
इसके साथ, कार्य बनाने के लिए कार्य जोड़ें बटन पर क्लिक करें। आप इस तरह से कई कार्य बना सकते हैं और उन्हें अलग-अलग लोगों को सौंप सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट प्लानर में टास्क प्रोग्रेस को कैसे अपडेट करें
Microsoft प्लानर में कार्य प्रगति को तीन घटकों में विभाजित किया गया है, प्रत्येक यह दर्शाता है कि कार्य कितनी दूर चला गया है।
शुरू नही हुआ।
ऐसे कार्य को सौंपा गया है जो चल नहीं रहा है या जिसे किसी को नहीं सौंपा गया है। यदि कार्य की आरंभ तिथि अभी भी भविष्य में है तो इसे लेबल भी दिया जा सकता है।
चालू।
यह लेबल उन कार्यों को सौंपा गया है जो चल रहे हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कार्य कितने प्रतिशत किया गया है। Microsoft प्लानर के पास सभी चल रहे कार्यों को चिह्नित करने के लिए केवल यह एक लेबल है, भले ही व्यक्तिगत स्तर की पूर्णता कुछ भी हो।
पूरा कर लिया है। यह लेबल उन कार्यों को सौंपा गया है जो समाप्त हो चुके हैं।
इस प्रकार, कार्य प्रगति को अद्यतन करना प्रत्येक बनाए गए कार्य के लिए उपयुक्त के रूप में इन लेबलों के बीच स्विच करने के बारे में है।
Microsoft प्लानर में कार्य प्रगति को मैन्युअल रूप से कैसे अपडेट करें
Microsoft Planner में कार्यों की प्रगति को अद्यतन करने के कई तरीके हैं।
ध्यान दें कि प्रत्येक प्रगति चरण को एक आइकन द्वारा दर्शाया जाता है।
शुरू नही हुआ।
एक खाली घेरा।
चालू।
आधा रंग का घेरा।
पूरा कर लिया है।
बीच में एक टिक के साथ एक पूरी तरह से रंगीन सर्कल।
समूह > प्रगति
- समूहों पर नेविगेट करें और एक कार्य चुनें।
- प्रगति ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
- आपको जिस विकल्प की आवश्यकता है उसे चुनें।
उदाहरण के लिए, यदि कार्य पूरा हो गया है, तो प्रगति ड्रॉप-डाउन सूची से पूर्ण का चयन करें।
प्रतीकों का चयन
प्रत्येक कार्य का एक प्रतीक होता है जो उसकी प्रगति का प्रतिनिधित्व करता है। पूर्ण किए गए कार्यों में मध्य में एक टिक के साथ एक पूर्ण वृत्त का प्रतीक होता है, जबकि जो कार्य प्रगति पर होते हैं उनमें अर्ध-पूर्ण वृत्त का प्रतीक होता है।
प्रगति चयन फलक खोलने के लिए कार्य के आगे के प्रतीक का चयन करें और अन्य प्रगति स्थिति का चयन करें।
कार्य चयन
यह किसी कार्य की प्रगति स्थिति को बदलने का एक और तरीका है। प्रगति चयन फलक को प्रकट करने के लिए बस कार्य का चयन करें। वहां से कार्य प्रगति को अपडेट करें।
कार्यों को प्रबंधित करने के लिए Microsoft टीमों के साथ प्लानर का उपयोग कैसे करें
चूंकि एक नई योजना बनाने से स्वचालित रूप से एक नया Office 365 समूह बन जाता है, आप Office 365 परिवार में अन्य कनेक्टेड एप्लिकेशन जैसे OneDrive और Outlook में प्लानर कार्यों का उपयोग करके सहयोग कर सकते हैं।
बनाए गए कार्यों को प्रबंधित करने के लिए आप Microsoft Teams के साथ Planner का भी उपयोग कर सकते हैं। आप या तो प्लानर के माध्यम से कार्यों में सहयोग कर सकते हैं या किसी टीम चैनल में एक या अधिक प्लानर टैब जोड़ सकते हैं।
यहाँ Microsoft Teams में प्लानर चैनल बनाने का तरीका बताया गया है:
- टीमें खोलें और एक चैनल चुनें। चैनल में + बटन पर क्लिक करें।
- प्लानर ढूंढें और चुनें।
- सही विवरण के साथ एक योजना बनाएं और इसे सहेजें। आप पहले से मौजूद योजनाओं को भी चुन सकते हैं।
किसी कार्य को जोड़ने, उसे असाइन करने और उसे अद्यतन करने की प्रक्रिया वही है जो ऊपर बताई गई है।
Microsoft प्लानर का उपयोग छोटे कार्यों को बनाने के लिए किया जाता है जो सामूहिक रूप से एक टीम के सहयोग के लिए एक बड़ी योजना में फिट होते हैं। शुरुआत से पूर्णता तक प्रगति को अद्यतन करने और माइक्रोसॉफ्ट टीम्स जैसे प्लेटफॉर्म पर सहयोग करने का तरीका जानने से संगठन में व्यक्तिगत उत्पादकता और टीम वर्क दोनों में वृद्धि हो सकती है।
हालाँकि, यदि आपका पीसी सुस्त है, तो यह संचालन को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है और क्लाउड सहयोग को बहुत धीमा कर सकता है। गति कम करने वाली समस्याओं और बेकार इंटरनेट फ़ाइलों को हटाने और अपने अनुभव को आसान बनाने के लिए आप Auslogics BoostSpeed का उपयोग कर सकते हैं।
